ОТЧЕТ
о работе ЦГЭА Украины в ІV квартале 2013 года



В IV квартале 2013 года деятельность Центрального государственного электронного архива Украины (далее - ЦГЭА Украины) осуществлялась в соответствии с Планом развития архивного дела на 2013 год (форма 101), Плана научно-исследовательской и методической работы на 2013 год (форма 102), Плана внедрения научных и методических разработок на 2013 год (форма 104), Плана работы научно-методического совета ЦГЭА Украины на 2013 год, планов отделов, секторов, индивидуальных планов сотрудников.

На протяжении отчетного периода проведено 2 заседания коллегии на которых рассматривались следующие вопросы:

- О состоянии выполнения решений предыдущих коллегий Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик - заместитель директора Ковтанюк Ю. С.);
- О результатах комплектования Центрального государственного электронного архива Украины в 2013 году (докладчик - начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т. Г.);
- О результатах внедрения и применения программного комплекса селективного копирования сайтов (докладчик - главный специалист отдела информационных технологий Купрунец Т. Я.);
- О состоянии кадровой работы в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик - заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н. В.);
- О состоянии учета в Центральном Государственном электронном архиве Украины (докладчик - начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А. А.);
- О состоянии функционирования и информационное сопровождение официального сайта Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик - заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л. В.);
- О работе Центрального государственного электронного архива Украины со средствами массовой информации (докладчик - заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л. В.);

На выполнение решения коллегии ЦГЭА Украины от 28.12.2012 сектором использования информации документов совместно с отделом обеспечения сохранности и учета подготовлен Регламент функционирования внутреннего веб-сайта, что введенный в действие приказом ЦГЭА Украины от 25.12.2013 №.

Проведено 4 заседания научно-методического совета (далее - НМС), на которых рассматривались следующие вопросы:

- Учет документов личного происхождения в электронной форме в Центральном государственном электронном архиве Украины. Инструкция (докладчик - Стеценко А. А.);
- Унифицированный информационный объект для обмена и хранения электронных документов. Требования (докладчик - старший научный сотрудник отдела информационных технологий Чекатков А. А.);
- Инструкция пользователя информационно-коммуникационной системы Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик - Купрунец Т. Я.);
- Выбор технологий и программных средств для копирования веб-сайтов. Аналитический обзор (докладчик - главный специалист отдела информационных технологий Фиткулин А. Т.);
- Статья в научно-практический журнал «Секретарь-референт» «Учет электронных документов Национального архивного фонда» (докладчик - Стеценко А. А.);
- Статья в научно-практический журнал «Архивы Украины» «Тенденции и перспективы развития сайтостроения, их влияние на архивное копирование веб-сайтов» (докладчик - Купрунец Т. Я.);
- Процессы автоматизации приема документов личного происхождения в электронной форме на постоянное хранение в Центральный государственный электронный архив Украины. Требования (докладчик - Чекатков А. А.);
- XML-схема метаданных унифицированного информационного объекта. Методические рекомендации (первая редакция) (докладчик - Чекатков А. А.);
- Выбор системы управления базами данных для использования в организации автоматизированной информационной системы Центрального государственного электронного архива Украины. Аналитический обзор (докладчик - Паламарчук Л. В.);
- Проект Примерной инструкции «Учет документов в государственных архивах Украины» (докладчик - Стеценко А. А.);
- Тезисы статьи «Как подготовить электронные документы до передачи в архив?» в научно-практический журнал «Делопроизводство и документооборот» (докладчик - Паламарчук Л. В.);
- Определение состава учетно-справочных данных для обеспечения автоматизации создания учетного и справочного аппарата государственных архивов к электронным документам, которые находятся на хранении в Центральном государственном электронном архиве Украины. Методические рекомендации(докладчик - Ковтанюк Ю. С.);
- Справочный аппарат Центрального государственного электронного архива Украины. Требования. (вторая редакция) (докладчик - Паламарчук Л. В.);
- Учет документов личного происхождения в электронной форме в Центральном государственном электронном архиве Украины. Инструкция (докладчик - Стеценко А. А.);
- Учет электронных информационных ресурсов, которые хранятся в Центральном государственном электронном архиве Украины. Инструкция (докладчик - Ковтанюк Ю. С.);
- План научно-исследовательской и методической работы Центрального государственного электронного архива Украины на 2014 год (докладчик - Ковтанюк Ю. С.);

Создание и усовершенствование научно-методической базы для обеспечения постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов остается основной задачей для ЦГЭА Украины. Исследование указанных выше научно-исследовательских тем происходило с соблюдением плана научно-исследовательской и методической работы архива на 2013 год.

Проведено 2 заседания экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК), на котором рассматривались следующие вопросы:

- О дополнении и одобрении предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие в Украине» (докладчик - Кручинина Т. Г.);
- Об одобрении предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Слово о Кобзаре (к 200-летию со дня рождения Т. Г. Шевченко)» (докладчик - Кручинина Т. Г.);
- О рассмотрении темы инициативного документирования на 2014 год «К 70-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов» (докладчик - Кручинина Т. Г.);
- О рассмотрении и согласовании сводной номенклатуры дел Центрального государственного электронного архива Украины на 2014 год (докладчик - Кручинина Т. Г.);
- О рассмотрении и утверждении плана работы экспертно-проверочной комиссии Центрального государственного электронного архива Украины на 2014 год (докладчик - Ковтанюк Ю. С.);
- О результатах технической проверки и одобрение протоколов технической проверки локальных копий сайтов архивной коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» по результатам инициативного документирования (докладчик - Купрунец Т. Я.);
- О результатах проведения экспертизы ценности в процессе комплектования архивной коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» и одобрение экспертных заключений локальных копий сайтов (докладчик - Кручинина Т. Г.);
- Об одобрении списка сайтов, принятых на государственное хранение в ЦГЭА Украины, по результатам инициативного документирования «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» (докладчик - Кручинина Т. Г.).
- Об одобрении акта об изъятии для уничтожения локальных копий веб-сайтов не внесенных в коллекции «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине» по результатам инициативного документирования (докладчик - Купрунец Т. Я.);
- О рассмотрении описательных статей документов личного происхождения в электронной форме Петущака В.Д. для составления описи документов, подлежащих постоянному хранению (докладчик - Кручинина Т. Г.);

Отделом формирования НАФ и делопроизводства проводилась следующая работа:
1. Завершено плановую работу отдела в рамках инициативного документирования «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине»;
2. Начата работа по инициативному документированию на тему «Слово о Кобзаре» (к 200-летию со дня рождения Т.Г.Шевченко)»: выявление веб-ресурсов, выявление их правообладателей и заключения договоров архивного копирования и хранения веб-сайтов (заключено четыре договора и получено одно письмо-согласование); проведение предварительной экспертиза ценности информации выявленных сайтов; заключение предварительного списка веб-сайтов, которые желательно взять на государственное хранение по результатам инициативного документирования; заведение регистрационно-контрольных карточек сайтов, ведение карточек учета работы с юридическими и физическими лицами - владельцами электронных информационных ресурсов;
3. Начата подготовка к инициативному документированию «К 70-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов»: выявляются веб-ресурсы по теме инициативного документирования;
4. Продолжалась работа по разработке документов личного происхождения в электронной форме:
- проведение описания личных документов переданных Петущак В.Д. и определения их идентификационных, контекстных и технических характеристик, составление описательных статей к ним;
- работа по проведению первичной разборки документов личного происхождения в электронной форме Тримбача С.В.;
5. Уложено номенклатуру дел отдела на 2014 год и сводную номенклатуру дел ЦГЭА Украины на 2014 год.

Отделом обеспечения сохранности и учета проводилась следующая работа:
- составлено описание архивных копий веб-сайтов, которые подлежат постоянному хранению фондов № № 1-4 по новой форме;
- составлено описательную статью электронного информационного ресурса «Официальный сайт Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий»;
- подготовлено номенклатуру дел отдела на 2014 год;
- завершен анализ учетных данных для использования в будущей архитектуре баз данных ЦГЭА Украины по созданным фондам;
- ведется постоянное сопровождение внутреннего сайта ЦГЭА Украины и учетных баз данных.

Отделом информационных технологий проводилась следующая работа:
1. В пределах инициативного документирования ЦГЭА Украины:
- завершена техническая проверка локальных копий веб-сайтов, которые входят в архивную коллекцию «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине»;
- создано страховые копии веб-сайтов, которые входят в архивную коллекцию «Всемирное наследие ЮНЕСКО в Украине». Было осуществлено перемещение архивных копий веб-сайтов, которые входят в выше указанную коллекцию и их страховых копий в хранилище данных ЦГЭА Украины;
2. В пределах поддержки и совершенствования программно-аппаратного обеспечения ЦГЭА Украины:
- проведено его опытную эксплуатацию программного комплекса селективного копирования веб-сайтов «Web Curator Tool» и кроулеры «Heritrix 3.1.1»;
- начата работа по внедрению свободного программного обеспечения на рабочих местах пользователей информационной системы ЦГЭА Украины. Было определено оптимальный набор программных средств с открытым исходным кодом для обеспечения возможности выполнения работниками ЦГЭА Укарини своих служебных обязанностей;
- создана тестовая площадка на сервере для реализации программных решений на базе веб сервера Apache, языка программирования PHP и системы управления базами данных Postgesql;
- начат анализ программных комплексов мониторинга ресурсов информационных систем с целью дальнейшего развертывания на сервере ЦГЭА Укарини. В рамках этого анализа осуществляется апробация программного комплекса «Nagios», который позволяет проводить мониторинг серверов, рабочих станций, активного сетевого оборудования и т.д.;
3. Осуществлена закупка серверного и сетевого оборудования пользователей, выполнено монтажные работы сетевого оборудования для объединения сегментов локальной сети ЦГЭА Украины и завершена настройка серверного оборудования и оборудования пользователей;
4. По обслуживанию аппаратного и программного обеспечения ЦГЭА Украины и мониторинг состояния компьютерной сети;
5. По постоянному сопровождению официального сайта ЦГЭА Украины и базы данных ЦГЭА Украины.

Сектором использования информации документов проводилась следующая работа:
1. По обработке запросов, поступивших в ЦГЭА Украины. В течение IV квартала 2013 года на электронный адрес ЦГЭА Украины поступило 92 запроса от граждан, что на 57 больше, чем за аналогичный период в 2012 году. Из них: социально-правового характера - 50, генеалогического - 30 тематического - 12. На все запросы дан ответ и они зарегистрированы в электронном журнале регистрации запросов;
2. По поручению Укргосархива от 08.11.2013 № 02.4/3798 подготовлена информация о состоянии работы с обращениями граждан ЦГЭА Украины;
3. Подготовлено план выставочной работы ЦГЭА Украины на 2014 год и подано в Укргосархив;
4. В направлении повышения эффективности функционирования веб-сайта ЦГЭА Украины:
- с целью улучшения индексации веб-сайта поисковыми системами и для продвижения сайта в сети Интернет размещена информация по ЦГЭА Украины на сервисе «Google Maps»;
- с целью активного общения с гражданами в сети Интернет создана страница ЦГЭА Украины «Facebook» и размещены ссылки на веб-сайте ЦГЭА Украины. На протяжении квартала проводилось информационное наполнение страницы ЦГЭА Украины в сети «Facebook»;
- сопровождением, информационным наполнением и литературным редактированием рубрик сайта ЦГЭА Украины;
- подготовкой материалов о проведенных мероприятий для публикации на веб-сайте;
- подготовкой статистического анализа посещений официального веб-сайта ЦГЭА Украины. По результатам программного средства «Webalizer» в IV квартале 2013 года общее количество посетителей составило 52 341;
- постоянно обновлялась рубрика «Новости» и «Анонсы», где освещались важнейшие меры общественного значения с участием ЦГЭА Украины и события, касающиеся построения электронного правительства, внедрение электронного документооборота, хранения электронных документов в Украине и за рубежом. Всего опубликовано 20 лент событий в разделе «ЦГЭА Украины», 18 в разделе «Украина» и 39 в разделе «Мир»;
- постоянно проводилась работа по информационному наполнению внутреннего веб-сайта ЦГЭА Украины, в частности разделов «Использование», «Опыт», «Док». Создано и наполнено актуальной информацией подразделение «ІnterPARES Trust». Подготовлен и размещен в разделе «Использование» отчет по посещаемости веб-сайта ЦГЭА Украины за III квартал 2013 года.

Сектором кадровой и режимно-секретной работы проводилась следующая работа:
1. Проведено в ноябре заседание конкурсной комиссии и подготовлен протокол и подготовлено запросы в министерства, службы, управления о проведении специальной проверки сведений относительно лица, претендующего на занятие должности главного специалиста отдела формирования НАФ и делопроизводства;
2. Проведено в ноябре аттестацию государственных служащих и направлено в Укргосархив информацию о результатах аттестации государственных служащих по итогам работы 2013 года;
3. Подготовлено информацию:
- о состоянии выполнения Плана мероприятий по предупреждению и профилактике коррупционных правонарушений в Центральном государственном электронном архиве Украины за 4 квартал 2013 года;
- относительно возрастного состава, стажа и образовательного уровня работников архива;
- о выполнении Мероприятий по минимизации возможности возникновения конфликта интересов лиц, уполномоченных на выполнение функций государства и урегулирования конфликта интересов в случае его возникновения за 4 квартал;
- о повышении квалификации;
4. Подготовлено списки:
- лиц, рекомендованных для зачисления в кадровый резерв для государственной службы на 2014 год на должности руководителей и специалистов;
- телефонов работников архива;
5. Подготовлено и направлено в Укргосархива список лиц, рекомендованных для зачисления в кадровый резерв для государственной службы на 2014 год на должности директора и заместителя директора;
6. Подготовлен анализ качественного состава различных категорий работников по образованию;
7. Подготовлено аналитическую информацию о выполнении требований антикоррупционного законодательства и Плана мероприятий по предупреждению и профилактике коррупционных правонарушений за 2013 год;
8. По подготовке приказов по кадровым вопросам, по основной деятельности, о краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; взыскания; предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением;
9. По ведению книг приказов по кадровым вопросам, по основной деятельности, о краткосрочных командировках в пределах Украины и за границу; взыскания; предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением, формирование личных дел работников архива, ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, ведения книги учета движения личных дел государственных служащих, регистрация входящей и исходящей документации, ведение табеля учета использования рабочего времени.

Финансово-экономический отделом проводилась следующая работа:
- по подготовке и представлению отчетов в Фонд социального страхования, Государственной налоговой администрации Украины, Пенсионного фонда, Управление государственной казначейской службы Украины в Соломенском районе и в отдел бухгалтерского учета Государственной архивной службы Украины;
- по подготовке и представлению информации о финансировании социальных выплат по защищенным статьям расходов общего фонда Государственного бюджета;
- с своевременной подготовки и представления информации о состоянии финансирования социальных выплат по защищенным статьям расходов общего фонда Государственного бюджета;
- по расчетам справок изменений в годовой сметы;
- с своевременного начисления и выплаты заработной платы, постоянного заполнения лицевых счетов работников архива;
- по внесению изменений в штатное расписание в связи с повышением минимальной заработной платы;
- по проведению актов передачи между материально ответственными лицами;
- по ведению главной книги о фактических расходах, книги регистрации договоров; книги входящей, исходящей документации отдела, по ведению учета средств по договорам, заполнения лицевых счетов работников архива.

Во исполнение приказа Укргосархива № 99 от 22.07.2013 в IV квартале 2013 года ЦГЭА Украины начато такие мероприятия посвященные 200 летию со дня рождения Шевченко Т. Г.:
- в пределах инициативного документирования начато создание архивной коллекции веб-сайтов, посвященных Шевченко Т. Г.;
- создано видеоролик «Слово о Кобзаре», который был представлен директором архива Ус О. М. в информационном агентстве «Укринформ» во время пресс-конференции «Жизнь и деятельность Тараса Шевченко в архивных документах. К 200-летию со дня рождения Тараса Шевченко», которая проводилась Укргосархивом;
- на внутреннем веб-сайте в разделе «Использование» создано подразделение «200-летия со дня рождения Т. Шевченко», где расположены все рабочие материалы для создания презентации ЦГЭА Украины, которую запланировано представить во время проведения выставки, которая состоится 9 марта 2014 года в «Украинском доме» (г. Киев);
- директор ЦГЭА Украины Ус О. М. ведет постоянную работу с руководителями архивных учреждений и музеев по созданию плана проведения выставки в «Украинском доме» и получения материалов для создания презентации ЦГЭА Украины;
- достигнута договоренность о сотрудничестве с советом директоров музея Тараса Шевченко в Канаде (г. Торонто) - получено письмо-разрешение на копирование материалов их веб-сайта, посвященного Т.Г. Шевченко.

На выполнение плана выставочной деятельности ЦГЭА Украины на 2013 год сектором использования информации документов в сотрудничестве с отделом обеспечения сохранности и учета подготовлено онлайн-выставку «Всемирное наследие в Украине» (из фондов ЦГЭА Украины). Выставка состоит из разделов: «Украинские объекты мирового наследия ЮНЕСКО», «Претенденты к включению в список мирового наследия ЮНЕСКО» и размещена в разделе «Выставки онлайн» на сайте ЦГЭА Украины.

Работники ЦГЭА Украины постоянно повышают свою квалификацию. В течение отчетного периода главный специалист отдела информационных технологий Купрунець Т. Я. повысил квалификацию по программе краткосрочного тематического семинара на тему: «Деловая украинская речь. Особенности оформления организационно-распорядительных документов».

Работники ЦГЭА Украины приняли участие в следующих совещаниях, семинарах, конференциях::
- в XX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами» принял участие начальник отдела информационных технологий Купрунець Т.Я. и выступил с докладом на тему: «К вопросу определения принципов приема-передачи на архивное хранение электронных информационных ресурсов»;
- в работе научно-практического семинара «Современное состояние и перспективы развития служб научно-технической информации государственных архивных учреждений Украины» сотрудники ЦГЭА Укарини и приняли участие в обсуждении вопроса автоматизации работы служб научно-техичнои информации. Участники семинара присутствовали во время подписания соглашения о сотрудничестве Укргосархива с Архивами Республики Македония;
- в открытии выставки документов и фотоматериалов из фондов государственных архивов Украины и Российской Федерации «Киев в пламени войны» по случаю 70-й годовщины освобождения столицы Украины от фашистских захватчиков приняли участие директор ЦГЭА Украины Ус Е. Н. и заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.;
- в Международном научном конгрессе «Информационное общество в Украине» принял участие заместитель директора ЦГЭА Украины Ковтанюк Ю. С и выступил с докладом на тему «Проблемы и перспективы развития электронных архивов»;
- в 23-ей конференции Международного института архивного дела, состоявшейся в Италии (г. Триест) приняла участие директор ЦГЭА Украины Ус Е. Н. и выступила с докладом «Сотрудничество Центрального государственного электронного архива Украины с научными учреждениями и учебными заведениями по вопросам долговременного хранения электронных документов и подготовки кадров для работы с электронными документами».

Проводилась работа со средствами массовой информации относительно публикации статей сотрудников ЦГЭА Украины:
- статья заместителя директора архива Ковтанюк Ю.С. «Прием-передача электронных документов в государственные архивные учреждения и архивные отделы городских советов. Часть 2» - в журнале «Делопроизводство и документооборот» (№ 10);
- статья заведующего сектором использования информации документов Паламарчук Л.В. «Проблемы хранения документов по кадровым вопросам в электронной форме» - в журнале «Секретарь-референт» (№ 10);
- статья Ковтанюк Ю.С. в соавторстве с начальником отдела информационных технологий Укргосархива Забенько Ю. И. «Концепция планирования жизненного цикла электронных документов. Часть 2» - в научно-практическом журнале «Архивы Украины» (Вып. 5);
- статья начальника отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А.А. «Учет электронных документов Национального архивного фонда Украины» - в журнале «Делопроизводство и документооборот» (№ 11).
- статья Паламарчук Л.В. «Подготовка электронных документов к передаче в архив учреждения» - в журнале «Секретарь-референт» (№ 12);

Заместитель директора Центрального государственного электронного архива Украины Ю. С. Ковтанюк