Отчет
о работе ЦГЭА Украины в II квартале 2013 года



В II квартале 2013 деятельность Центрального государственного электронного архива Украины (далее - ЦГЭА Украины) осуществлялась в соответствии с Планом развития архивного дела на 2013 год (форма 101), Плана научно-исследовательской и методической работы на 2013 год (форма 102), Плана внедрения научных и методических разработок на 2013 год (форма 104), Плана работы научно-методического совета ЦГЭА Украины на 2013 год, планов отделов, секторов, индивидуальных планов сотрудников.

В течение отчетного периода проведено 2 заседания коллегии на которых рассматривались следующие вопросы:
- об организации работы отдела формирования НАФ и делопроизводства по комплектованию Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик - начальник отдела формирования НАФ и делопроизводства Кручинина Т.Г.);
- о результатах проведения ежегодной оценки выполнения государственными служащими возложенных на них обязанностей и задач (докладчик - заведующий сектором кадровой и режимно-секретной работы Романчук Н.В.);
- об утверждении сметы Центрального государственного электронного архива Украины на 2013 год (докладчик - начальник финансово-экономического отдела Прохоренко Т.А.);
- о состоянии нормативно-методического обеспечения деятельности Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик - Ковтанюк Ю.С.);
- о состоянии выполнения решений предыдущих коллегий Центрального государственного электронного архива Украины (докладчик - заместитель директора Ковтанюк Ю.С);
- О состоянии выполнения антикоррупционного законодательства в Центральном государственном электронном архиве Украины (докладчик - Романчук Н.В.).

Проведено 2 заседания научно-методического совета (далее - НМС) на которых рассматривались следующие вопросы:
- «Учет электронных документов Национального архивного фонда. Инструкция» (докладчик - начальник отдела обеспечения сохранности и учета Стеценко А.А.);
- Об обосновании выдвижения работы с документоведения «Порядок доступа государственных архивов к электронным документам, которые находятся на хранении в ЦГЭА Украины» на соискание Государственной архивной службы Украины (Укргосархив) из научно-методических и научно-информационных работ по архивоведения, документоведения, археографии, объявленного приказом Укргосархива от 12.03.2013 № 32 (докладчик - Ковтанюк Ю.С.)
- «Порядок описания документов личного происхождения в электронной форме, хранящихся в Центральном государственном электронном архиве Украины» (докладчик - Кручинина Т. Г.);
- « Унифицированный информационный объект обмена и хранения электронных документов. Требования» (докладчик - главный научный сотрудник отдела информационных технологий Чекатков А. А.);
- «Выбор системы управления базами данных для использования в организации автоматизированной информационной системы Центрального государственного электронного архива Украины. Аналитический обзор» (докладчик - ведущий архивист сектора использования информации Хоменко А. Ю.);
- «Положение о Научно-методическом совете Центрального государственного электронного архива Украины (Новая редакция)» (докладчик - Ковтанюк Ю.С.);
- «Справочно-поисковый аппарат Центрального государственного электронного архива Украины. Требования» (докладчик - заведующий сектором использования информации документов Паламарчук Л.В.);
- «Особенности систем электронного документооборота, которые функционируют в государственных органах». Статья в научно-практического журнала «Архивы Украины» (докладчик - главный специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Радченко С. В.);
- «Стоит документы по личному составу хранить исключительно в электронной форме?» Тезисы статьи на сайт ЦГЭА Украины (докладчик - Паламарчук Л.В.);
- « Прием-передача электронных документов в государственные архивы» . Тезисы статьи в научно -практического журнала «Делопроизводство и документооборот» (докладчик - Ковтанюк Ю.С.).

Создание и совершенствование научно-методической базы для обеспечения постоянного архивного хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов остается основной задачей для ЦГЭА Украины. Исследование указанных выше научно-исследовательских тем происходило с соблюдением плана научно-исследовательской и методической работы архива на 2012 г.

По результатам конкурса Укргосархива из научно-методических и научно-информационных работ по архивоведения, документоведения, археографии, объявленного приказом Укргосархива от 12.03.2013 № 32 работе «Порядок доступа государственных архивов к электронным документам, которые находятся на хранении в ЦГЭА Украины» (разработчик - Загородний О.В.) было присуждено первое место (протокол заседания НМК Укргосархива от 26.06.2013 № 2).

К сожалению, не вся научно-исследовательская и методическая работа выполняются на высоком профессиональном уровне. Так разработки «Выбор системы управления базами данных для использования в организации автоматизированной информационной системы Центрального государственного электронного архива Украины . Аналитический обзор» (исполнитель - Хоменко А. Ю.) и «Особенности систем электронного документооборота, которые функционируют в государственных органах» (исполнитель - Радченко С.В.) по решению НМС ЦГЭА Украины (протокол от 19.06.2013 № 3) отправлены на доработки.

Проведено 2 заседания экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК), на которых рассматривались следующие вопросы:
- о результатах технической проверки и одобрения протоколов технической проверки локальных копий сайтов архивной коллекции «Парламентские выборы 2012» по результатам инициативного документирования» (докладчик - главный специалист отдела информационных технологий Купрунець Т.Я.);
- об одобрении акта об изъятии для уничтожения локальных копий сайтов не внесенных в коллекции «Парламентские выборы 2012» по результатам инициативного документирования (докладчик - Купрунець Т.Я.);
- о результатах проведения экспертизы ценности в процессе комплектования архивной коллекции «Парламентские выборы 2012» и одобрение экспертных заключений локальных копий сайтов (докладчик - Кручинина Т. Г.);
- о рассмотрении экспертного заключения Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий и одобрение Описания № 1 и исторической справки электронного информационного ресурса, переданного на хранение в результате ликвидации «Официальный сайт Государственного комитета Украины по делам национальностей и религий», по акту приема-передачи электронных информационных ресурсов юридического лица на постоянное хранение от 11.01.2011 № 1 (докладчик - Радченко С.В.);
- об одобрении предварительного списка сайтов, которые желательно взять на государственное хранение в ЦГЭА Украины , по результатам инициативного документирования « Всемирное наследие в Украине» и о внесении изменений в этот список (докладчик - Кручинина Т. Г.);
- о журнале регистрации документов, которые представлены на рассмотрение ЭПК » (докладчик - ведущий специалист отдела формирования НАФ и делопроизводства Муравьева В.В.);
- об одобрении исторических справок сайтов, которые планируется включить в архивную коллекцию «Всемирное наследие в Украине», по результатам инициативного документирования (докладчик - Кручинина Т. Г.);
- о рассмотрении и одобрении описательных статей архивной коллекции «Парламентские выборы 2012» (докладчик - Стеценко А. А.);
- о рассмотрении и одобрении описания архивной коллекции «Парламентские выборы 2012» (докладчик - Стеценко А. А.).

Отделом формирования НАФ и делопроизводства проводилась следующая работа:
- по разработке документов личного происхождения в электронной форме первичное разборки документов Петущака В.Д.;
- с инициативного документирования «Парламентские выборы 2012». Плановая работу отдела по этому вопросу завершены;
- по созданию архивной коллекции сайтов «Всемирное наследие в Украине» в рамках инициативного документирования: заключен предварительный список сайтов и по результатам проведения предварительной экспертизы составлен исторические справки этих веб-сайтов;
- ведущий специалист Муравьева В.В. постоянно проводит контроль исполнения документов в ЦГЭА Украины. Готовила сведения о ходе и сроках исполнения документов , поставленных на контроль. Как секретарь ЭПК готовила материалы на заседание комиссии и оформляла документы по результатам этих заседаний. Как ответственная за охрану труда в ЦГЭА Украины, подготовила проект «Положения по охране труда в Центральном государственном электронном архиве Украины».

Отделом обеспечения сохранности и учета проводилась следующая работа:
- по учету архивной коллекции «Парламентские выборы 2012» (фонд № 6). Создание этой архивной коллекции сайтов завершено;
- по созданию страхового фонда для фонда № 6 - создано 15 копий архивных копий веб-сайтов (далее АКВС );
- по подготовке и обработке материалов коллегии и научно-методического совета;
- по формированию дел фондов в ЦГЭА Украины;
- по наполнению базы данных учетной электронной документации ЦГЭА Украины;
- по исследованию системы управления данными Drupal 7 и ее модулей, а также продолжалась разработка структуры внутреннего веб-сайта ЦГЭА Украины и его отдельных разделов на платформе Drupal 7.

Отделом информационных технологий проводилась следующая работа:
1. в пределах инициативного документирования ЦГЭА Украины:
- проводилось создание страховых копий сайтов, входящих в архивной коллекции «Парламентские выборы - 2012»;
- в хранилище данных ЦГЭА Украины было осуществлено перемещение АКВС и их страховых копий всех архивных коллекций ЦГЭА Украины;
2. в рамках поддержки и совершенствования программно-аппаратного обеспечения ЦГЭА Украины:
- развернуто программный комплекс селективного копирования сайтов Heritrix 3.1.1;
- начата работа по внедрению свободного программного обеспечения на рабочих местах пользователей информационной системы ЦГЭА Украины;
- начата апробация механизма автоматического монтирования файловой системы хранилища данных ЦГЭА Украины в файловую систему рабочих станций работников ЦГЭА Украины;
3. по обслуживанию аппаратного и программного обеспечения ЦГЭА Украины и мониторинг состояния компьютерной сети;
4. по постоянному сопровождению официального сайта ЦГЭА Украины и базы данных ЦГЭА Украины.

Сектором использования информации документов проводилась следующая работа:
1. С обработки запросов, поступивших в ЦГЭА Украины. В течение II квартала 2013 поступило 62 запроса от граждан , что на 47 больше, чем за аналогичный период в 2012 году. Из них: социально-правового характера - 41, генеалогического - 17 тематического - 4. Вместе с тем в адрес ЦГЭА Украины за отчетный период поступило 4 официальных запроса от граждан, отправленных по принадлежности в другие государственные архивы.На все запросы дан ответ и они зарегистрированы в электронном журнале регистрации запросов.
2. В направлении повышения эффективности функционирования веб-сайта ЦГЭА Украины:
- сопровождением , информационным наполнением и литературным редактированием рубрик сайта ЦГЭА Украины;
- подготовкой материалов о проведенных мероприятий для публикации на веб-сайте;
- поиском актуальных новостей в сети Интернет по теме внедрения электронного документооборота, электронного управления, технологий хранения электронных документов и электронных информационных ресурсов и размещением их в рубрике «Новости» и «Анонсы»;
- подготовкой статистического анализа посещений официального сайта ЦГЭА Украины. По результатам программного средства Coogle analatics, y ИИ квартале 2013 года общее количество посетителей сайта ЦГЭА Украины составила 13 245, из них уникальных посетителей 9694;
- постоянно проводилась работа по информационному наполнению рубрик страницы сектора на внутреннем сайте ЦГЭА Украины, в частности обновлен раздел «Опыт», «Коллегия», «Планы и отчеты»;
3. По подготовке онлайн-выставки «Евро - 2012», которую переведено на русский язык и к которой подготовлено анотацию на английском языке;
4. По подготовке информационного сообщения «Электронные документы в кадровых службах», что размещен на официальном сайте ЦГЭА Украины.

Сектором кадровой и режимно-секретной работы о выполнении «Плана мероприятий по предупреждению и профилактике коррупционных правонарушений в ЦГЭА Украины за II квартал 2013 года».
1. По проведению заседания конкурсной комиссии и подготовки протокола;
2. По осуществлению мероприятий по выполнению Закона Украины «О принципах предотвращения и противодействия коррупции»: государственными служащими архива были поданы декларации об имуществе, доходах, расходах и обязательствах финансового характера за 2012 год ;
3. По подготовке предложений относительно потребностей в повышении квалификации государственных служащих III - IV категории должностей на 2014 год ;
4. По подготовке следующих документов :
- отчета в Соломенский районный центр занятости о наличии вакансий в архиве;
- запросов в министерства, служб, управлений и инспекций о проведении специальной проверки сведений о лицах, претендующих на занятие должностей, связанных с выполнением функций государства и справки о результатах специальной проверки;
5. С постоянного ведения следующих документов: - книг приказов по кадровым вопросам, по основной деятельности, о краткосрочные командировки; взыскания; предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением, формирование личных дел работников архива, ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним , ведения книги учета движения личных дел государственных служащих;
- приказов по кадровым вопросам, по основной деятельности, о краткосрочные командировки; взыскания; предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением;
- табеля учета использования рабочего времени;
6. По подготовке информации:
- по численности работников бюджетных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета по состоянию на 1 июля 2013 года;
- по количеству фактически занятых должностей (ставок) работников бюджетных учреждений по состоянию на 1 июля 2013 года;
- о выполнении «Плана мероприятий по предупреждению и профилактике коррупционных правонарушений в ЦГЭА Украины за II квартал 2013 года».

Финансово-экономическим отделом проводилась следующая работа:
- с своевременной подготовки и представления отчетов в Фонд социального страхования, Государственной налоговой администрации Украины, Пенсионного фонда, Управление государственной казначейской службы Украины в Соломенском районе и в отдел бухгалтерского учета Государственной архивной службы Украины;
- по внесению изменений в штатное расписание в связи с повышением минимальной заработной платы;
- с своевременного начисления и выплаты заработной платы, постоянного заполнения лицевых счетов работников архива;
- с своевременной подготовки и представления информации о финансировании социальных выплат по защищенным статьям расходов общего фонда Государственного бюджета;
- по ведению главной книги о фактические расходы, книги регистрации договоров; книги входящей, исходящей документации отдела по ведению учета средств по договорам;
- по проведению актов передачи между материально-ответственными лицами;
- по регистрации юридических обязательств , финансовых обязательств , платежных документов.

По приказу Укргосархива «О проведении ежегодной всеукраинской акции по благоустройству «За чистую окружающую среду» в 2013 году работники ЦГЭА Украины приняли участие в ряде мероприятий по благоустройству помещений архива и закрепленной за ЦГЭА Украины территории в комплексе сооружений центральных государственных архивных учреждений Украины.

Работники ЦГЭА Украины приняли участие в следующих совещаниях, семинарах, конференциях:
- II международном форуме по электронной цифровой подписи «PKI -Форум Украина 2013». Заместитель директора Ковтанюк Ю.С. принял участие в подготовке форума как член его программного комитета. Главный специалист отдела информационных технологий Купрунець Т.Я. выступил с докладом на круглом столе форума «Час эксперта: архивы и PKI»;
- круглом столе «Электронные информационные ресурсы в системе современных социальных коммуникаций», который состоялся в помещении Национальной библиотеки Украины имени В. И. Вернадского НАН Украины. Главный специалист отдела информационных технологий Купрунець Т.Я. выступил с докладом о электронные информационные ресурсы;
- VII международном научно-теоретическом семинаре «Терминология документоведения и смежных областей знаний», который состоялся на базе Института государственного управления и права Киевского национального университета культуры и искусств. На семинаре с докладами выступили заместитель директора Ковтанюк Ю.С. и главный специалист отдела информационных технологий Купрунець Т. Я;
- XIII Международной конференции архивов стран Центральной и Восточной Европы «Электронная документация и представление архивных материалов в Интернете» из цикла Colloquia Jerzy Skowronek dedicata, которая проводилась Генеральной дирекцией государственных архивов Республики Польша и Институтом национальной памяти Республики Польша в г. Варшава. Заместитель директора Ковтанюк Ю.С. выступил с докладом «Особенности технологии постоянного хранения электронных документов и доступа к ним в архивах Украины»;
- семинаре - совещании по вопросам учета документов Национального архивного фонда , организованного для работников архивных учреждений Государственной архивной службой Украины. Начальник отдела обеспечения сохранности и учета документов Стеценко А.А. выступил перед участниками семинара с докладом «Учет электронных документов Национального архивного фонда». Заместитель директора Ковтанюк Ю.С. ответил на вопросы участниками круглого стола, который проводился во время семинара, по разработке архивных документов в электронной форме;
- ежегодной международной научно-практической конференции «Дни информационного общества - 2013» , проводимая Национальной академией государственного управления при Президенте Украины;
- ежегодном литературно-художественном празднике «Весна в Плютах» по случаю Международного дня музеев и годовщины со дня рождения украинского драматурга А. Корнейчука.

Проводилась работа со средствами массовой информации по публикации статей сотрудников ЦГЭА Украины на тему работы с электронными документами, организации электронного документооборота, подготовки электронных документов к архивному хранению и их архивного хранения.

За отчетный период напечатано:
- статью заместителя директора Ковтанюк Ю.С. «XIII международная конференция архивов «Электронная документация и представление архивных материалов в интернете» из цикла Colloquia Jerzy Skowronek dedicata» в научно - практическом журнале «Архивы Украины» (№ 3);
- статью главного специалиста отдела информационных технологий Купрунця Т.Я. «Электронный информационный ресурс с позиций документоведения и архивного дела» в сборник научных трудов «Терминология документоведения и смежных областей знаний» (выпуск 7).

За отчетный период опубликовано на сайте ЦГЭА Украины:
- статью заведующего сектором Паламарчук Л.В. «Электронные документы в кадровой службе».

За отчетный период представлены в редакции издательств:
- статья директора архива Ус Е. Н. английском языке «Сотрудничество Центрального государственного электронного архива Украины с научными учреждениями и учебными заведениями по вопросам долговременного хранения электронных документов и подготовки кадров для работы с электронными документами» в редакции профильного итальянского журнала «ATLANTI»;
- статью главного специалиста отдела формирования НАФ и делопроизводства Радченко С. В. «Особенности систем электронного документооборота, которые функционируют в государственных органах Украины» представлен в редакции научно-практического журнала «Архивы Украины».

Заместитель директора Центрального государственного электронного архива Украины Ю. С. Ковтанюк