Коллегия
Центрального государственного электронного архива Украины

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1. Коллегия Центрального государственного электронного архива Украины на своих заседаниях согласовано решает вопросы, относящиеся к его компетенции, обсуждает важнейшие направления деятельности архива. По этим вопросам коллегия заслушивает отчеты и информации руководителей структурных подразделений архива, государственных архивных учреждений.

2. Коллегия является консультативно - совещательным органом. Решения коллегии при необходимости проводятся в жизнь приказами директора архива.

3. Для участия в заседаниях коллегии могут быть приглашены руководители государственных архивных учреждений, должностные лица других учреждений и организаций, к которым относится обсуждаемый вопрос.

4. Вопросы, которые являются государственной тайной, рассматриваются на закрытых заседаниях коллегии.
   ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ
   
   
5. Коллегия работает согласно утвержденному плану, который является составной частью плана организационных мероприятий Центрального государственного электронного архива Украины на год. Заседания проводятся, как правило, один раз в месяц, но в связи с незаполненностью архива руководителями структурных подразделений, один раз в два месяца.

6. Коллегия может рассматривать вопросы, непредвиденные плану, но внесены в повестку дня директором Центрального государственного электронного архива Украины или отделами электронного архива по согласованию с директором.

7. Внеочередные заседания в случае необходимости назначаются председателем коллегии или по требованию не менее половины ее состава.
   ПОДГОТОВКА ВОПРОСОВ ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ
   
   
8. Лица, ответственные за подготовку конкретных вопросов для рассмотрения на заседаниях коллегии, определяют план (порядок) подготовки вопроса, непосредственных исполнителей и организуют изучение вопроса.

9. В случае необходимости для изучения вопроса и подготовки его для рассмотрения на заседании коллегии приказом директора архива может быть создана специальная рабочая группа.

10. Непосредственные исполнители обобщают результаты изучения вопроса в справке и готовят проект решения.
11. Справки и проекты решений подписывают (визируют) все лица, участвовавшие в подготовке вопроса.

12. Проекты решений должны содержать четкие обоснованные оценки состояния рассматриваемого вопроса, отметить факторы, которые обеспечили успехи и достижения, причины установленных недостатков и нарушений и виновных в этом, определить конкретные меры по исправлению ситуации, их исполнителей и сроки выполнения, а также о должностных лиц, на которых должен быть возложен контроль за выполнением.

13. Проекты решений, содержащих поручение другим отделам электронного архива или государственным архивным учреждениям с переменным составом документов, обязательно должны быть согласованы с их руководителями.

14. Справки, проекты решений в случае необходимости с соответствующими приложениями к ним за 5 дней до заседания соглашаются с председателем коллегии и передаются секретарю коллегии.

15. Ответственность за своевременную и качественную подготовку вопросов возлагается на руководителей соответствующих отделов электронного архива. Документы, внесенные с нарушением установленного порядка и сроков, для рассмотрения не принимаются. Лица, ответственные за подготовку указанных документов, подают председателю коллегии объяснительную записку о причинах нарушений.
16. Секретарь коллегии проверяет наличие всех необходимых документов, правильность их оформления, визирует их и организует размножение.
    Секретарь коллегии по согласованию с лицами, ответственными за подготовку вопросов, составляет повестку дня заседания, список приглашенных на заседание и изучает необходимость обеспечения их соответствующими материалами. Не позднее чем за 4 дня до заседания список и повестку дня подаются на утверждение председателю коллегии. Копии одобренного председателем коллегии повестку дня заседания вместе с копиями соответствующих материалов секретарь коллегии передает членам коллегии и другим должностным лицам, приглашенным на заседание не позднее чем за 2 дня до заседания.
    ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ И ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
    
    
17. Заседание коллегии проводится, если на нем присутствуют не менее двух третей состава коллегии.

18. Докладчиками являются, как правило, лица ответственные за подготовку вопросов. Докладчиками по вопросам деятельности архивных учреждений является их руководители, а содокладчиками - лица, ответственные за подготовку вопроса на рассмотрение коллегии, или руководители рабочих групп.

19. Время для доклада, содоклада, обсуждения определяется в каждом конкретном случае, но не более чем по 10 минут.

20. Лица, получившие проекты решений и другие документы, внимательно их изучают и в случае необходимости четко формулируют свои замечания и предложения.

21. Решение коллегии принимаются большинством голосов членов коллегии, присутствующих на заседании. При равенстве голосов решающим является голос председателя коллегии.
    ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПОСЛЕ ЗАСЕДАНИЯ

22. Заседание протоколируются. Оформленный протокол секретарь представляет на подпись председателю коллегии не позднее чем через 2 дня после заседания.

23. Решения коллегии проводятся в жизнь приказами директора Центрального государственного электронного архива Украины и направляются не позднее чем в недельный срок после заседания коллегии по списку, утвержденному директором электронного архива.

24. Секретарь коллегии осуществляет контроль за своевременностью оформления и подписания документов после заседания коллегии, организует их размножения и рассылку.

25. Оригиналы решений коллегии, протоколы заседаний и материалы к ним хранятся в секторе кадровой и режимно - секретной работы Центрального государственного электронного архива Украины. Копии указанных документов хранятся у секретаря коллегии.

    Директор Центрального государственного электронного архива Украины

    А.Г. Лавренюк